Excel 和Word 常用小技巧

掌握一些Office的使用小技巧,可以大大提高工作效率哦~

Excel

 

【函数】
1、常用的有SUM、AVERAGE
2、COUNTIF,统计BUG 数据必备。因Redmine 上目前非常明细的功能模块选择,需要从主
题中筛,可用这个函数
如图示例:希望统计问题描述列里某个功能模块如”个人中心4.1”的bug 数是多少,可以使

COUNTIF( a:a,"*个人中心4.1*")

函数统计的结果为2

 

 

【分列/合并】
1、分列,同一个单元格中的数据,满足某个共性时,按照指定的分隔符或者字符数进行单元格
拆分2、如果希望把两列的内容合并成一列呢?或者在某列已有的单元格中批量加入一段固定字符
标记,就可以使用合并功能,需要借助函数
比如,=CONCATENATE(C29,D29,E29)

 

合并的结果如下:

 

 

【快捷键】
1、Ctrl+A:一次选中扩展区域,二次选中全文
2、Ctrl+Enter:一次性同样内容填充全部选中区域

 

3、$:绝对单元格

 

【数据有效性】

 

希望限定别人按照自己的要求来填写内容时,可以设定数据有效性

 

【数据透视表】
可以动态地改变数据统计的版面布置,以便按照不同方式分析数据,也可以重新安排行号、列标

 

和页字段。如果原始数据发生更改,也可以更新数据透视表。Excel 做数据分析时很实用。

如图示例:
全选表格区域,插入数据透视表
随意拖拽字段名称到行区域,即统计条件,值即统计结果

 

如果希望统计打开状态的BUG,集中在哪些模块出来的结果见下图

 

如果希望其他纬度统计BUGLIST 的分布和数据,功能模块、BUG 引入者,直接将不同的字段

 

拖入行区域,即可

 

【图表】

最常用的有饼图、趋势图、柱形图等等。

 

【选择性粘贴】
1、值粘贴
2、加/减粘贴
选中一个有数值A 的单元格,复制,再选择性粘贴到另一个数字M 的单元格,选择加,则
粘贴后单元格的数据为A+M 之和
如果是批量对部分单元格操作,则复制后,批量选中单元格,选择性粘贴即可

 

如图示:

 

选中数字1 单元格复制选中数字5 区域进行选择性粘贴

 

3、转置粘贴

Word

 

【组织结构图】
结构图方便一目了然的看清整个文档的结构和逻辑关系,适用于多页内容较多结构层次清晰的文档。

 

通过设定段落的大纲级别来实现结构图。

 

【编号】
1、Tab 键自动编号
2、重新开始编号

 

3、设定起始编号

 

 

【对象】
对象对齐
对象组合
对象位置

 

等高等宽

 

【嵌入对象】

 

插入文档

 

【批注修订】

 

用以审阅他人文章或者做标记用。

【脚注尾注】

给文中的内容做注释

 

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